Апостиль — документ, не знающий границ
Сегодня все больше людей имеют те или иные дела за границей: учатся, работают, занимаются бизнесом. Создаются международные семьи, решаются через границы вопросы с наследством и усыновлением, заключаются и расторгаются договоры и многое другое. Когда-то каждое такое действие было очень сложным, если не невозможным, ведь любой документ, выданный в одной стране, вызывал сомнения в другой державе. И все это тормозило международные связи ровно до того момента, пока не появился он, апостиль.
Официальное определение апостиля — это специальный штамп (или отдельный документ), который свидетельствует о подлинности подписей, статуса лиц и печатей, а также подтверждает подписи и печати на официальных документах, что делает их действительными во всех странах-участницах Гаагской конвенции. Эта Конвенция, проводившаяся 5 октября 1961 года, называлась «Гаагская конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов». На сегодняшний день к ней присоединилось 107 государств, среди которых — Австралия, Австрия, Бельгия, Великобритания, США, Германия, Швейцария, Швеция и многие другие.
Украина подписала Конвенцию 05.10.1961 года (в составе бывшего СССР), присоединилась после обретения независимости — в 2002, а ратифицировала 22 декабря 2003 года. С текстом конвенции можно познакомиться на сайте Верховной Рады Украины (http://zakon5.rada.gov.ua/laws/show/995_082). Главная суть конвенции — упрощение процедуры легализации официальных документов, которые составляются на территории одной страны-участницы и должны быть представлены на территории другой страны-участницы. Конвенция распространяется только на официальные бумаги, так что поставить апостиль, скажем, на письмо одного предприятия другому не удастся. Официальными документами авторы Конвенции считают: а) документы, которые выходят от органа или должностного лица, которые действуют в судебной юрисдикции государства, включая органы прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя; б) административные документы; в) нотариальные акты; г) официальные свидетельства, исполненные на документах, подписанных лицами в их частном качестве, такие как официальные свидетельства о регистрации документа или факта, который существовал на определенную дату, а также официальные и нотариальные освидетельствования подписей.
Прямо в Конвенции указано, на какие бумаги она не распространяется: документы, составленные дипломатическими представительствами или консульствами, а также документы, которые имеют отношение к коммерческим или таможенным операциям. Апостили не ставятся также на деньгах, подлинниках паспортов, трудовых книжек, водительских удостоверений и других подобных документов. Еще одно ограничение — апостилем не заверяются документы, на которых стерлись или стали нечитаемыми по другим причинам печати, подписи, формулировки. Точно так же не заверяются апостилем распечатки нормативно-правовых актов (законов, постановлений Кабмина и т.д.), а также документов бывшего СССР или союзных республик в составе СССР.
Итак, зачем же нужен апостиль? Представьте себе, что вы — чиновник в любой стране мира, к примеру, в Украине. В один прекрасный день вам приносят бумагу, испещренную непонятными вам символами, и говорят: вот свидетельство о рождении моего сына на китайском языке. Или, скажем, вот мой диплом врача, выданный в Индонезии. Вы понятия не имеете, как выглядит диплом врача или свидетельство о рождении в какой-то далекой и загадочной стране. Возможно, вас просто дурачат, а на подсовываемой вам бумаге написано совсем другое. А, может, перед вами аферист или того хуже — международный террорист. До изобретения апостиля гражданам приходилось туго, чтобы подтвердить за рубежом подлинность своих документов, они должны были обеспечивать консульскую легализацию каждой бумажки. А это значит, что каждую справку, каждое свидетельство надо было направлять в МИД, потом — в то ведомство, которое его выдало и так далее... Именно для упрощения международных отношений и придумали упрощенную легализацию с помощью апостиля. А вот с теми странами, которые не присоединились к Гаагской конвенции 1961 года, этот номер не пройдет — придется заверять бумаги по старой сложной схеме...
Для получения апостиля необходимо сначала подготовить документы. Первое действие — посмотреть, все ли с ними в порядке, нет ли изъянов в их оформлении и состоянии. С некоторых документов для проставления апостиля необходимо сделать нотариально заверенную копию. А в некоторых случаях апостиль проставляется прямо на оригинал. Бывает, что страны требуют двойного апостиля — и на оригинале, и на нотариально заверенной копии. Все эти тонкости вам подскажут специалисты нашей фирмы.
Сам по себе апостиль — это квадратный штамп размерами 10*10 сантиметров. Его название пишется на французском и украинском языках и выглядит так:
Apostille
Апостиль
(Convention de La Haye du 5 octobre 1961
Гаазька Конвенція від 5 жовтня 1961 року)
Дальше содержится информация о том, какой орган выдал заверяемый документ, что за печать на нем поставлена, кто и на каком основании подтверждает подлинность документа и так далее. Конвенция гласит, что апостиль может быть проставлен на самом документе или на отдельном листе, скрепленном с документом. Образец апостиля утвержден самой Конвенцией. Если апостиль ставится на документе, то для постановки его штампа выбирается свободное от текста место или же — пространство на обратной стороне официальной бумаги. Если же апостиль изготавливается на отдельном листе, то пришивается красной или белой ниткой таким образом, чтобы любая попытка разъединить документы приводила к повреждению бумаги. При этом количество скрепленных листов подтверждается подписью чиновника, уполномоченного проставлять апостили.
Бывает, что иностранным партнерам нужны не сами по себе ваши документы, а их переводы на те или иные языки. Тогда апостиль ставится дважды: сначала на подлиннике документа, а потом уже на его нотариально заверенном переводе. Порой в таких ситуациях получается, что один апостиль ставит одна организация, а второй — совершенно другая.
Кабинет Министров Украины в 2003 году определил, какие государственные органы имеют право выдачи апостилей. Так, Министерство юстиции Украины проставляет апостили на документах, которые выдаются органами юстиции, судами или оформляются нотариусами Украины. Министерство образования и науки Украины заверяет апостилями официальные документы, выданные учебными учреждениями, государственными органами, предприятиями и организациями, которые связаны со сферой образования и науки. Министерство иностранных дел Украины — все другие виды документов, а Государственная регистрационная служба — те бумаги, которые выдаются этой службой и органами, обеспечивающими реализацию ее полномочий.
Срок выдачи апостилей в разных ситуациях различен. Например, Государственная регистрационная служба Украины официально обещает выдать апостиль (или предоставить аргументированный отказ в его выдаче) за один рабочий день (правда, тут же оговаривается, что в случае, когда работники соответствующего департамента болеют, увольняются или уходят в отпуск, срок этот может растянуться до трех дней). Но тут же госрегистраторы предупреждают (http://www.drsu.gov.ua/show/1033), если на документе, который необходимо снабдить апостилем, отсутствует отметка главных управлений юстиции в областях или городе Киеве, то на получение апостиля уйдет 20 рабочих дней. До 20 рабочих дней растягивается эта процедура и в других случаях, например, если для удостоверения подлинности документа необходимо получить образец подписи чиновника или образец какой-то печати. При этом желающим получить апостиль от этой госслужбы необходимо отправиться в Киев и обратиться в отдел проставления апостиля, расположенный по адресу улица Марины Расковой, 15 (через областные структуры службы можно получить апостиль далеко не на все документы). Причем прием заявлений на получение апостиля осуществляется по понедельникам, вторникам, средам, четвергам и пятницам с 09.00 до 12.00, а выдача — по понедельникам, вторникам, средам и четвергам с 16.00 до 17.30, в пятницу — с 15.00 до 16.30. Обращение в нашу фирму избавит вас от необходимости стоять в очередях, ездить за апостилем в Киев и испытывать неудобства и трудности!